Tùy theo nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể mua toàn bộ các phân hệ của gói sản phẩm PERP hoặc mua một hay một phần các phân hệ mình có nhu cầu. Với dịch vụ tư vấn và triển khai hệ thống PERP, chúng tôi cung cấp cho khách hàng:
- Hoạt động tư vấn quy trình xứ lý nghiệp vụ phù hợp việc ứng dụng hệ thống CNTT.
- Triển khai gói sản phẩm PERP trên cơ sở quy trình nghiệp vụ đã được tư vấn.
Là đơn vị đã từng tư vấn và triển khai hệ thống PERP cho nhiều Công ty, tập đoàn lớn thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc hiểu biết và nắm bắt các yêu cầu nghiệp vụ của ngành nghề mình thực hiện. Để tư vấn và triển khai hiệu quả, chúng tôi không chỉ có những cá nhân am hiểu về CNTT mà còn có cả các chuyên viên đã từng hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể như kế toán, kỹ sư xây dựng, quản lý sản xuất…Chính vì vậy, cùng với quá trình trải nghiệm PERP qua nhiều lĩnh vực đặc thù khác nhau, kết hợp với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, Vĩnh Cửu kỳ vọng mang lại cho khách hàng hiệu quả cao nhất trong quá trình triển khai hệ thống PERP tại đơn vị mình.
TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bên cạnh là đơn vị trực tiếp tham gia vào các dự án tư vấn và triển khai hệ thống PERP của chính mình, Vĩnh Cửu còn thể thực hiện các công việc khác bao gồm:
- Tư vấn chiến lược CNTT cho khách hàng: Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT hiện tại của khách hàng; nắm bắt nhu cầu hệ thống CNTT trong tương lai; đưa ra các đề xuất về lộ trình, hướng trang bị đầu tư, ứng dụng CNTT, hạ tầng hệ thống CNTT cho khách hàng.
- Tư vấn lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp ERP cho khách hàng.
- Giám sát độc lập quá trình triển khai hệ thống CNTT, hệ thống ERP nhà cung cấp khác đang thực hiện cho khách hàng.
TƯ VẤN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRÊN ERP
Đối với dự án ERP, trước khi bắt tay vào xây dựng hoặc sửa chữa phần mềm có sẵn, việc xây dựng hệ thống quản lý trong đó có hệ thống các quy trình nghiệp vụ phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (DN) là việc có tầm quan trọng sống còn cho sự thành công của dự án.
Theo ý kiến của chúng tôi, doanh nghiệp cần phân biệt rạch ròi 2 khái niệm: Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp và triển khai hệ thống ERP. Hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm các tài liệu về cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm, đặc tả vị trí công việc và đặc biệt là các quy trình hoạt động bao gồm nội dung quy trình, các biểu mẫu và các hồ sơ phát sinh theo thời gian. Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp là tạo lập các tài liệu này để tất cả đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp làm căn cứ thực hiện các công việc hàng ngày một cách có hiệu quả. Còn triển khai ERP là tìm kiếm và trang bị phần mềm ERP làm công cụ để thực thi những quy định của hệ thống quản lý doanh nghiệp theo năng suất và hiệu quả cao nhất. Doanh nghiệp chỉ hoạt động tốt khi có hệ thống quản lý hiệu quả và có một phần mềm ERP thực thi hệ thống quản lý hữu hiệu.
Tất nhiên song song với việc xây dựng hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể triển khai ERP và nhà cung cấp giải pháp ERP cũng có thể đồng thời là nhà cung cấp dịch vụ xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không quá lớn có thể tìm chỉ một nhà cung cấp để thực hiện cả hai công việc này bằng cách coi nhà cung cấp giải pháp ERP cũng là nhà tư vấn về hệ thống quản lý doanh nghiệp thông qua việc xây dựng các quy trình và cải tiến hệ thống quản lý đang có. Các doanh nghiệp lớn hơn cần phải tìm kiếm nhà tư vấn độc lập để xây dựng hệ thống quản lý của mình và sau đó tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp ERP để thực thi việc triển khai phần mềm.
Một trong những công việc quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý là xây dựng hệ thống các quy trình hoạt động tối ưu và phù hợp với doanh nghiệp. Còn nhiệm vụ của phần mềm ERP là mô phỏng các quy trình này trên phần mềm sao cho khi sử dụng phần mềm vào tác nghiệp hàng ngày, đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có được năng suất và hiệu quả cao nhất.
ERP và các quy trình
Bất kỳ một hệ thống phần mềm ERP nào trước khi áp dụng cho một DN cũng đều có sẵn các phân hệ quản lý hoạt động theo các quy trình định trước trên phần mềm. Thông thường những quy trình này đã được kiểm nghiệm ở một số DN thành công. Các phần mềm ERP lớn còn có các khả năng lựa chọn các quy trình trên phần mềm để áp dụng vào từng DN một cách phù hợp nhất. Tuy nhiên, khi ERP triển khai cho các DN, sự phù hợp của các quy trình có sẵn trên phần mềm so với hoạt động theo hệ thống quản lý đang có của DN không phải lúc nào cũng có, đặc biệt là các DN Việt Nam. Các tình huống có thể xảy ra là:
Không có quy trình quản lý trên phần mềm theo lĩnh vực hoạt động và ngành nghề của DN triển khai ERP
Ví dụ một phần mềm ERP mà các quy trình trên phần mềm đang được xây dựng cho ngành sản xuất xi măng thì khi triển khai cho DN ngành sản xuất cơ khí sẽ có các quy trình riêng của DN sản xuất cơ khí mà phần mềm hiện tại không đáp ứng được. Trong trường hợp này cách duy nhất để áp dụng được phần mềm là xây dựng quy trình mới trên phần mềm cho phù hợp với DN cơ khí. Trên thực tế, số lượng ngành nghề của các DN là rất lớn, vì vậy rất khó có sản phẩm ERP nào mà có sẵn các quy trình quản lý cho mọi ngành nghề. Vì vậy một trong những tiêu chuẩn đánh giá các hệ thống ERP là khả năng sửa đổi bổ sung phần mềm theo các quy trình mới nảy sinh theo yêu cầu của DN triển khai ERP.
Trên phần mềm đã có quy trình quản lý theo lĩnh vực hoạt động và ngành nghề của DN nhưng chưa phù hợp hoàn toàn
Ví dụ trên phần mềm ERP đã có sẵn quy trình quản lý sản xuất cho ngành sản xuất bao bì nhưng khi áp dụng vào một công ty mới cũng thuộc ngành này, do quy mô DN khác đi, hoặc cách thức bố trí phòng ban nhân sự cũng khác đi nên quy trình có sẵn trên phần mềm không hoàn toàn phù hợp. Trong trường hợp này, có 2 cách giải quyết: Cách thứ nhất là DN chấp nhận tự thay đổi cách tổ chức và quản lý của mình để phù hợp với quy trình có sẵn trên phần mềm và cách thứ hai là sửa đổi quy trình trên phần mềm cho phù hợp với thực tế của DN.
Trong rất nhiều trường hợp, chỉ do vấn đề thói quen khó thay đổi của đội ngũ nhân viên trong DN mà phần mềm cần phải hiệu chỉnh lại cho phù hợp với các thói quen này. Ngược lại, nếu phần mềm không sửa đổi được thì bắt buộc DN phải thực hiện các công việc đả thông tư tưởng và huấn luyện thay đổi thói quen cho phù hợp với chương trình.
DN chủ động thay đổi quy trình quản lý theo quy trình có sẵn trên phần mềm
Có nhiều trường hợp hệ thống quản lý của DN chưa được hoàn thiện hoặc chưa bài bản, DN có thể lựa chọn các sản phẩm ERP đã có sẵn các quy trình quản lý theo đúng ngành nghề và hợp đồng với nhà tư vấn xây dựng hệ thống quản lý theo hướng phù hợp với phần mềm để dễ dàng áp dụng phần mềm đồng thời hoàn thiện hệ thống quản lý của mình. Các phần mềm ERP ngoại áp dụng vào Việt Nam thường theo hướng này nhưng cũng không ít khó khăn nảy sinh do hoàn cảnh Việt Nam khác xa so với môi trường nước ngoài và chế độ kế toán Việt Nam cũng gây khó khăn đáng kể.
PERP và sự đáp ứng các quy trình
PERP chứa đựng sẵn các quy trình hoạt động cơ bản cho các loại hình doanh nghiệp cho cac ngành nghề khác nhau. Chúng tôi cho rằng trong hoàn cảnh Việt Nam, khi mà đại đa số các DN còn chưa định hình hệ thống quản lý khoa học và ổn định thì việc đưa vào áp dụng các hệ thống ERP không có khả năng hoặc có khả năng sửa đổi các quy trình nhưng rất yếu sẽ gặp nhiều khó khăn. Hoặc DN sẽ tốn kém nhiều chi phí và thời gian để “thay đổi chính mình”, hoặc DN sẽ phải bỏ ra nhiều tiền “thêm” cho nhà cung cấp phần mềm để “thay đổi phần mềm”.
Các phần mềm ngoại tỏ ra rất mạnh về mô hình quản trị theo tiêu chuẩn quốc tế, tuy nhiên nói chung không phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam và phải sửa đổi nhiều. Các quy trình trên phần mềm cũng vậy, khả năng thích nghi của các DN Việt Nam với các quy trình trên phần mềm nước ngoài cũng rất hạn chế. Có quá nhiều các khái niệm, tham số, chức năng, quy tắc trên phần mềm mà các DN Việt Nam không có nhu cầu hoặc không phù hợp, đặc biệt là ngôn ngữ mô tả trên phần mềm không phải tất cả đều là tiếng Việt, do vậy phần mềm ngoại phần lớn vẫn phải sửa đổi rất nhiều mới có thể áp dụng vào các DN Việt Nam. Khó khăn trong việc sửa đổi phần mềm nhiều khi không phải do khả năng phần mềm mà do khả năng của nhà tư vấn triển khai nội địa. Nhà sản xuất phần mềm chỉ có thể chuyển giao các nội dung kỹ thuật cho nhà tư vấn nội địa trong phạm vi cho phép mà không phải là tất cả. Nhà tư vấn triển khai không phải là nhà sản xuất phần mềm nên cũng không thể có khả năng sửa đổi phần mềm ở mức toàn diện được. Do đó, các dự án ERP ngoại thường chỉ triển khai thuận lợi với các DN nước ngoài hoặc có vốn đầu tư nước ngoài, trừ khi các phần mềm ngoại có phương án sửa đổi phần mềm riêng đối với thị trường Việt Nam.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc cung cấp dịch vụ tư vấn hệ thống quản lý và triển khai ERP, PERP JSC sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn qui trình nghiệp vụ, xây dựng hệ thống quản lý cho doanh nghiệp vụ và cam kết qui trình sẽ được thực thi một cách có hiệu quả khi áp dụng phần mêm quản trị tổng thể PERP của chúng tối.